お知らせ

「今日も一日バタバタして、結局やりたかった仕事が終わらなかった…」
そんな日、ありませんか？

僕もしょっちゅうです（笑）
メール、電話、急な相談、書類のチェック…。
気づいたら夕方、ということも少なくありません。

そんな「時間の使い方」をテーマに、10月21日（水）、ポリテクセンター鹿児島で「業務効率向上のための時間管理（タイムマネジメント）」研修の講師を務めてきました。
（※受講者の皆さんのお顔にはモザイクをかけています）

⏰ どんな研修？ ポリテクセンター鹿児島の生産性向上支援訓練です

今回の研修は、一般社団法人日本経営協会さんからのご依頼で、ポリテクセンター鹿児島（鹿児島職業能力開発促進センター）の「生産性向上支援訓練」として行われたものです。

生産性向上支援訓練は、企業の生産性を高めるために、業務の改善や組織マネジメントなどを学べる職業訓練です。
今回はどの会社の方も参加できるオープンコースで、9:30〜16:30の1日（6時間）、じっくり「時間管理」と「タスクマネジメント」に取り組みました。

研修タイトルは
「業務効率向上のための時間管理〜タスクマネジメントで生産性を最大化する〜」

鹿児島のいろいろな業種・職種の方が集まってくださり、会社の垣根を越えて意見交換ができたのも、オープンコースならではの良さでした。

📋 1日の流れ（カリキュラム）

当日は、大きく2つのパートに分けて進めました。

【第1部】自分の時間を見える化する
・タイムマネジメントとは何か？
・時間の検証と業務の見直し
・最適なスケジューリング

【第2部】チーム・組織で生産性を上げる
・業務のたな卸しと実践
・組織的な生産性向上のための策
・自分の目標を達成するスケジューリング

前半は「自分の時間が、実際どこに使われているか」を振り返るところからスタート。
「忙しい」と感じていても、書き出してみると意外と“やらなくてもいい仕事”や“人に任せられる仕事”が混ざっていることが多いんです。

後半は、個人の工夫だけでなく、チームや会社として時間をムダにしない仕組みづくりまで考えていきました。

📝 一番盛り上がった「インバスケット演習」

研修の中で特に盛り上がったのが「インバスケット演習」です。

インバスケット演習とは、限られた時間の中で、たくさんの案件を「どの順番で、どう処理するか」を判断するトレーニングのこと。
管理職研修や昇進試験などでも使われる手法です。

今回は、受講者の皆さんにまず一人で案件に取り組んでもらい、そのあとグループで
・「1番目にやること」
・「やらないこと」
と、その理由を共有してもらいました。

面白いのは、同じ案件を見ていても、人によって優先順位がけっこう分かれるということ。
「これは今日中に絶対やるべき！」と言う人もいれば、「これは後回しでいい」と言う人もいます。

どちらが正解、ではなく、判断が分かれたところにこそ、職場の時間の使い方を見直すヒントがあるんですよね。
「上司と部下で優先順位の感覚がズレている」「誰が判断するのか決まっていない」…そんな職場の“あるある”にも気づけたのではないかと思います。

💡 実は僕も、時間管理は得意な方ではありません

ここだけの話（ではないですが）、僕自身、時間管理は得意な方ではありません。
つい目の前の仕事から手をつけてしまったり、予定を詰め込みすぎてしまったり…。

それでも、
・やることを全部書き出す
・優先順位の付け方を決めておく
・「やらないこと」を先に決める
・スケジュールに“余白”を入れておく
といった「やり方」を知って、仕組みにしておくだけで、大体なんとかなります。

時間管理は、センスや根性の問題ではありません。
知っているかどうか、そして習慣にできるかどうかです。
苦手だと感じている方ほど、ぜひ一度「やり方」を学んでみてくださいね。

👔 社長・管理職の方へ：時間管理は「会社の仕組み」の問題でもあります

社労士の立場から、社長や管理職の方にお伝えしたいのが、時間管理は個人のスキルだけでなく、会社のリスク管理にもつながるということです。

時間外労働（残業）には法律で上限が決められていて、2024年4月からは建設業や運送業などにも上限規制が適用されています。
「人が足りないから残業でカバー」というやり方は、だんだん通用しなくなってきています。

一方で、業務のたな卸しや優先順位の整理ができている職場は、
・残業が減る
・仕事が属人化しにくくなる
・社員が働きやすくなり、定着にもつながる
といった良い流れが生まれやすくなります。

「忙しいのは仕方ない」とあきらめる前に、仕事の“決め方”と“仕組み”を見直してみませんか？
社員研修という形で、社内で一緒に考える場をつくるのもおすすめです。

まとめ

今回は、ポリテクセンター鹿児島で行った「業務効率向上のための時間管理」研修の様子をご紹介しました。

・時間管理は、センスではなく「やり方」と「習慣」
・「やらないこと」を決めるのも大切な時間管理
・判断が分かれるところに、職場改善のヒントがある
・時間管理は、残業削減や人材定着など会社づくりにもつながる

ご参加いただいた皆さま、1日本当にお疲れさまでした！
運営いただいた日本経営協会の皆さま、ポリテクセンター鹿児島の皆さま、ありがとうございました。

NextLinks社会保険労務士法人では、鹿児島の企業さま向けに、時間管理・ハラスメント防止・職場づくりなどの社員研修も行っています。
「うちの会社でもやってほしい」「残業を減らしたいけど、何から手をつければいいかわからない」など、気になる方はお気軽にご連絡くださいね。

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